Кости, мышцы, связки

Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство. Как организовать делопроизводство в организации с нуля

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

Организуем кадровое делопроизводство с нуля

Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2008 N 85;

Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:

Кадровый учет с нуля пошагово

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Кадровое делопроизводство с нуля

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Шпаргалка делопроизводителя

Следите за оформлением документов, ведь они представляют организацию. Если в оформлении есть куда стремиться, заручившись поддержкой руководства, пропишите в нормативных документах (если этого еще нет) обязательное наличие визы на исходящих документах начальника (заместителя) канцелярии и требуйте оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и инструкцией по делопроизводству.

Если исполнительская дисциплина хромает, ее нужно наладить. Если делопроизводство - бумажное, то придется вручную записывать сроки и напоминать о них исполнителям какому-либо ответственному сотруднику. В системе электронного документооборота контроль исполнения документов осуществляется автоматически, но также нужно следить, чтобы документы ставились на контроль, вовремя исполнялись, поручения по документам закрывались корректно (дата, номер ответного документа).

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

бланки по приказам;
договоры о материальной ответственности;
журнал регистрации;
книги по учету;
табель по рабочему времени.
После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

При оформлении и увольнении работника.

Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству — это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

Особенности кадрового делопроизводства

Получение необходимых бумаг.
Оформление заявления.
Составление и подписание соглашения.
Формирование приказа на прием.
Заведение карточки Т-2.
Внесение записи в трудовую.
Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

10 Июл 2018 231

Ливена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем . Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять .Список таких документов есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

Учредительные документы
- Трудовые договоры
- Штатное расписание (форма Т-3)*
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документ о защите персональных данных работников (положение)
- График отпусков (форма Т-7)*
- Личные карточки (форма Т-2)*
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Трудовые книжки
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
- Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание , Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь - . Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками . Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем : книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки . Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Читать также

Мужчины в подчинении
"Большая часть моих сотрудников - мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые - не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я - директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков""

Статьи этого раздела

Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.
Что надо знать о приеме на работу подростков?
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.
Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?
Удержания по исполнительным листам
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …
Геолокация – на защите интересов работодателей?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.
Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Социальный налоговый вычет
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.
Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…
Смерть ИП, работника, учредителя
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.
Банкротство работодателя за долги по зарплате
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.
Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.
Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Локальные нормативные акты компании
Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.
Вакантные места для сокращаемого сотрудника
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …
Оформляем изменение личных данных сотрудника
Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.
Когда и как проводить кадровый аудит
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.
Как сделать из внешнего совместителя основного работника
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.
Документы, которые должен представить работник
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…
Положение об оплате труда
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.
Меняем название должности работника
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.
Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
Принимаем на работу водителя
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов
Приказы: форма, нумерация, исправления
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…
Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов
Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
Как правильно сшивать документы
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы
Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.
Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц
Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…
Какие кадровые документы должны быть на предприятии
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…
Права работника при продаже предприятия-должника
Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.
Подтверждение трудового стажа
При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…
Временный перевод на другую работу
В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.
Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.
Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять
Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Визит трудовой инспекции
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.
Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника
Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.
Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.
Что делать с документами при ликвидации организации
Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.
Делопроизводство в кадровой службе
Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.
Типичные заблуждения
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье .

Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
штатное расписание;
график отпусков;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — .

Также могут издаваться следующие документы:

коллективный договор;
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе .

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи .

А о порядке их уничтожения читайте в статье .

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам . Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.

Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);

— табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);

— личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— снования к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ);

— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении;

— утвержденная форма расчетного листка;

— журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141).

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 4. Оформляем генерального директора.

В первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

Шаг 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в сети Интернет посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематические семинары и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

Шаг 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора.

Разрабатываем бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В Интернете есть хорошие шаблоны трудового договора и как оформить трудовых отношений в пользу работодателя».

Шаг 7. Разрабатываем иные документы.

Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В статьях «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения.

Шаг 8. Ведение трудовых книжек.

Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся вам. Издаем приказ о принятии на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Впоследствии можете передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

Шаг 9. Оформляем на работу работников.

Можно посмотреть здесь. На этом этапе необходимо оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению ищите в сети Интернет.

Опять же, в помощь — методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.

Организация кадрового делопроизводства – второй шаг после регистрации и создания учредительных документов, в ряде предприятий остающийся «за кадром». Ведение грамотного учёта регулирует взаимоотношения между работодателем и наёмными работниками, обеспечивает отсутствие финансовых санкций у проверяющих структур, служит гарантом успеха в судах в случае возникновения конфликтных ситуаций.

Правила организации кадрового делопроизводства

Действующим законодательством ежегодно повышаются требования к ведению кадрового учёта, увеличиваются штрафные санкции и перечень организаций, допускающихся к проверкам по организации документооборота. Поэтому желательно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, учитывая нормативную базу, форму собственности и специфику деятельности предприятия.

Нормативная база

Перечень нормативных актов, обязательный для исполнения всеми без исключения физическими и юридическими лицами, состоит из:

Закон 152-ФЗ о персональной информации;
Постановление Госкомстата № 1 об унифицированных формах;
ГОСТ Р 7.0.97-2016 о стандартах ведения организационно-распорядительной документации;
Закон 125-ФЗ от 2004 года, об организации архива;
Постановление Минтруда № 69 о правилах ведения трудовых книжек;
справочники ЕТКС, ЕКС и реестр профстандартов .

Форма организации

Кадровый учёт может осуществлять обособленное подразделение в виде отдела или инспектора по кадрам. Однако у предприятий малого или среднего бизнеса часто не возникает такой необходимости. Тогда назначается работник, ответственный за ведение данной сферы деятельности. В большинстве случаев это:

директор;
заместитель директора;
работник бухгалтерии;
офис-менеджер.

Возможно разделение обязанностей между сотрудниками, ведение трудовых книжек одним лицом, составление приказов другим, коллективных, трудовых договоров и составление кадровой отчётности третьим. В этом случае целесообразно отразить функциональные обязанности документально.

Кадровое делопроизводство для ИП

Индивидуальный предприниматель освобождается от ведения кадровой работы только при отсутствии наёмных работников. В случае принятия хотя бы одного сотрудника, ИП по вопросам кадровой политики приравнивается к юридическому лицу с обязанностью ведения делопроизводства в аналогичном порядке .

Схема отчётности с упрощённой формой, вид предпринимательской деятельности, выбор системы ведения учёта и налогообложения, годовой оборот, полученные доходы, произведённые расходы, задекларированная прибыль или убыток значения не имеют.

Кадровое делопроизводство с нуля

Работнику, осуществляющему организацию кадрового учёта после регистрации предприятия важно овладеть навыками делопроизводства. Важно изучить:

действующее законодательство;
устав и учредительные документы;
предполагаемую специфику деятельности;
ведение учёта и предоставление отчётности в органы статистики, профсоюзы, биржу труда;
информационные программы для ведения текущего учёта и предоставления данных в электронном виде;
правила расчёта страхового стажа для начисления отпускных, больничных и компенсационных выплат;
порядок оформления и сроки хранения документации.

После теоретической подготовки начать оформлять документы практически. Первый приказ – назначение директора составом учредителей или акционеров.

Локальные нормативные акты

Возможность составлять локальные нормативные акты на предприятии позволяет сформулировать документы на взаимно выгодной основе «работодатель — работники — проверяющие структуры», ст. 8 ТК РФ . К локальным правовым актам относительно кадрового производства и политики относятся :

Коллективный договор, заключаемый в обязательном порядке по требованию одной из сторон (руководства или сотрудников).
Положение об оплате труда, включающее тарифную сетку формирования окладов в зависимости от степени занимаемой должности, уровня квалификации и заслуги для премирования.
Штатное расписание, устанавливающее должностные оклады в денежном эквиваленте по всем должностям.
Правила внутреннего распорядка, оговаривающие режим рабочего времени, сменность, работу в выходные и праздничные дни, вопросы этического характера.
График отпусков, рекомендуемый к составлению заблаговременно, чтобы каждый работник определился с выгодным ему периодом отдыха без ущерба для деятельности предприятия.

Наряду с работниками ответственных служб, грамотный представитель кадров участвует в разработке документов, вносит предложения и коррективы по профессиональным вопросам.

Виды и перечень кадровых документов

Документы, касающиеся отношений конкретного работника с предприятием, начинаются с издания приказа о приёме после прохождения собеседования и утверждения кандидатуры руководством. На основании приказа делается запись в трудовую книжку, которая хранится на основном месте работы. При изменении занимаемой должности, премировании или реорганизации предприятия всем штатным сотрудникам вносится соответствующая запись . Затем оформляется:

Трудовой договор, подписываемый в двухстороннем порядке. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй выдаётся работнику.
В случае необходимости оформляется должностная инструкция, на которой работником ставится подпись и пометка: «С инструкцией ознакомлен».
Создаётся личная карточка, где отражаются данные по передвижениям внутри предприятия и учёту страхового стажа.

Специалист по кадрам ведёт табель учёта рабочего времени, составляет приказы по отпускам, командировкам, распоряжения по премированию и взысканию, вносит записи в книгу регистрации по кадровой деятельности, следит за подписанием договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами, составляет и сдаёт отчёты в соответствующие органы.

Обязанности и ответственность работников

Кадровая служба по специфике деятельности обязана быть внимательной и ответственной, поскольку ошибки могут привести к конфликтным ситуациям в коллективе и разбирательствам в судах. Неправильно заполненный табель учёта рабочего времени автоматически приведёт к искажению начислений заработной платы, ошибочно рассчитанный страховой стаж – к искажению по страховым выплатам . Забывчивость в отношении своевременного оформления приказов приводит к тому, что сотрудник лишается права вовремя пойти в отпуск или возмещения командировочных расходов.

Нарушение требований ведения и хранения кадровых документов может навлечь на ответственного специалиста и руководителя сразу несколько видов административной ответственности :

ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушения трудового законодательства и прав работников;
ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ – за нарушение сроков хранения документации;
ст. 13.11 КоАП РФ – за проступки в отношении персональных данных сотрудников.

Ошибки в делопроизводстве и штрафы для предприятия

До 01.01.2015 года штрафные санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были мизерными. Работодатель боялся восстановления уволенного работника по решению суда с выплатой заработной платы за вынужденный прогул, а не штрафа. С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

отсутствие трудового договора;
оформления договора с нарушением действующего законодательства;
заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью минимизации фонда оплаты труда.

Обнаружение любого нарушения стало наказываться наложением штрафа на должностное лицо в размере от 10000 до 20000 рублей, а на предприятие – от 50000 до 100000 рублей, ст. 5.27 КоАП РФ . Судебная практика встала на сторону Государственной инспекции труда.

Налоговая служба при отсутствии табелей учёта рабочего времени пыталась доказывать незаконность начисления заработной платы со снятием расходов и неполучению налога на прибыль в бюджет. Аналогично по командировочным расходам при отсутствии оформленных приказов.

Организация электронного кадрового делопроизводства

Кадровые системы электронного документооборота попадают под действие Закона 152-ФЗ «О персональных данных» , устанавливающего требования по защите информации. Организация информационных систем требует соблюдения дополнительных мер по правовому регулированию. Предприятие обязано обеспечить :

безопасность помещений, где находится система, от вторжений посторонних лиц и несанкционированного доступа к информации;
сохранность носителей персональных данных;
утверждение доступа ограниченного числа лиц к электронному журналу, непосредственно выполняющих трудовые обязанности;
назначение работника, отвечающего за безопасность персональных данных в информационной системе.

Службы безопасности по вопросам персональных данных в электронном режиме устанавливают дополнительные меры по защите в пределах своих полномочий.

Для того чтобы электронный документооборот был признан юридически значимым и мог заменить бумажный, в работе нужно использовать электронные цифровые подписи для всех участников процесса.

Сроки и правила хранения кадровой документации

Трудовые отношения работника с работодателем фиксируются документами по личному составу, срок хранения которых с 13.03.2016 года составляет 50 лет вместо 75 лет – срока, действовавшего до вышеуказанной даты, закон 43-ФЗ от 2016 года . Новые периоды хранения распространяются на документы, датированные начиная с 2003 года. Эта документация условно подразделяется на связанную с:

приёмом – приказ о приёме, трудовой договор, личная карточка;
передвижением – переводом на другую должность, внутреннее совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
материальным вознаграждением – приказ о повышении должностного оклада, назначение премии;
прекращением трудовых отношений – приказ об увольнении.

Предприятие может не иметь технической возможности хранить документы в большом количестве из-за отсутствия помещений и накопления текущей документации.
По истечении 3-х лет после проверки органами документы можно подшить типографским способом и сдать в госархив.

Кроме этого существуют документы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К ним относятся приказы о ежегодных очередных и дополнительных отпусках, компенсациях за неиспользованный отпуск, командировках недлительного характера. По истечении срока исковой давности документация уничтожается, о чём составляется акт с подробным перечнем каждой уничтоженной единицы.

Кадровая политика на предприятии приобретает всё большее значение с каждым годом. Это происходит за счёт увеличения требований к сотрудникам – ведения электронного документооборота, изучения законодательства, увеличения возможных плановых и внеплановых проверок различными структурами, значительным повышением финансовых санкций за минимальные нарушения.

Об организации кадрового делопроизводства «с нуля» рассказано ниже.